Verträge sind das Fundament jeder geschäftlichen Beziehung – sei es mit Kunden, Partnern oder Lieferanten. Doch deren Verwaltung kann oft kompliziert, zeitaufwendig und anfällig für Fehler sein. Ein effizientes Contract Lifecycle Management (CLM) kann diesen Prozess optimieren und somit das Risiko von Vertragsbrüchen oder dem Verlust wichtiger Dokumente minimieren. In diesem Blogbeitrag erhältst du einen umfassenden Einblick in CLM und erfährst, wie digitale Systeme dein Vertragsmanagement revolutionieren können.
Inhalt:
• Was ist Contract Lifecycle Management?
• Die Bedeutung des Vertragslebenszyklus
• Die Wichtigkeit von CLM
• Souveräne Vertragsverwaltung von A bis Z
• Fazit
Was ist Contract Lifecycle Management?
Contract Lifecycle Management bezieht sich auf die ganzheitliche Betreuung eines Vertrags vom Beginn bis zum Ende. Das umfasst die Anbahnung, Erstellung, Bearbeitung, Genehmigung, Vertragsverlängerung und letztendlich die Archivierung. Da nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens in den Vertragslebenszyklus eingebunden sind, erweist sich dieser Prozess als besonders komplex. Digitale Tools spielen hierbei eine entscheidende Rolle, indem sie sicherstellen, dass Dokumente, Daten und Verträge jederzeit und überall verfügbar sind.
Der Vertragslebenszyklus und seine Bedeutung
Der Vertragslebenszyklus ist in mehrere Phasen gegliedert:
Vertragsanbahnung: Festlegung der Rahmenbedingungen wie Vertragsgegenstand und -partner.
Erstellung: Erster Entwurf unter Verwendung von Vorlagen und anschliessende Verhandlungen.
Genehmigung: Interne Prüfung, rechtliche Bewertung und Freigabe.
Unterzeichnung: Einsatz digitaler Signaturen für rechtsverbindliche Unterzeichnung.
Ausführung und Erfüllung: Umsetzung über die gesamte Vertragslaufzeit mit Entscheidungen über Verlängerung oder Beendigung.
Archivierung: Überführung in elektronische Archive mit Beachtung gesetzlicher Vorschriften.
Warum ist Contract Lifecycle Management so wichtig?
Schlecht verwaltete Verträge können erhebliche negative Auswirkungen auf den Ruf und die Finanzen eines Unternehmens haben. Durch ein effektives Vertragslebenszyklus-management wird nicht nur die Transparenz verbessert, sondern auch die Effizienz gesteigert, Kosten gesenkt und Compliance-Vorschriften eingehalten. CLM-Systeme automatisieren und überwachen den gesamten Prozess, um Risiken und Fehler zu minimieren.
Souveräne Vertragsverwaltung von A bis Z
Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Vertragsmanagement-Tools wie DocuWare, um Verträge sicher und transparent zu verwalten. Von der schnellen Auffindbarkeit von Verträgen über automatisierte Freigabeprozesse bis hin zur rechtsicheren elektronischen Signatur – CLM-Systeme bieten umfassende Lösungen für eine effiziente Vertragsverwaltung.
Fazit
Contract Lifecycle Management ist unerlässlich für die effiziente Verwaltung von Verträgen in Unternehmen. Die richtige CLM-Software hilft dabei, Verträge zentral zu speichern, Fristen zu überwachen und Vertragsverpflichtungen automatisch einzuhalten, was zu einem reibungslosen und fehlerfreien Vertragsmanagementprozess führt.
Quelle: DocuWare
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