Was beeinflusst die Kosten eines DMS?

Grundsätzlich hängt der Preis von verschiedenen Faktoren ab – vor allem davon, ob Du ein Cloud-basiertes System nutzt oder eine On-Premises-Lösung betreibst:

Bei Cloud-Systemen wie DocuWare Cloud zählen vor allem:

• Speicherkapazität: Je nach Anzahl Dokumente und Archivstruktur.

• Benutzeranzahl: Flexible Lizenzen nach Anzahl User.

• Funktionsumfang: Vom digitalen Archiv bis zur Workflow-Automatisierung.

• Backups und Sicherheit: In der Cloud inklusive – ohne Zusatzkosten.

• Zahlungsmodell: Monatlich oder jährlich – mit Rabatt bei Jahreszahlung.

Bei On-Premises-Systemen kommen hinzu:

• Einmalige Lizenzkosten

• Infrastruktur- und Wartungskosten

• Interner Aufwand für IT-Support und Datensicherheit

Zusätzliche Faktoren: Implementierung & Schulung

Ein DMS funktioniert nicht einfach „out of the box“. Die erfolgreiche Einführung braucht:

• Saubere Planung und Tests

• Individuelle Konfiguration

• Benutzerschulungen für effizientes Arbeiten

Gerade hier liegt die Stärke von Weliot: Wir begleiten unsere Kunden persönlich – mit Erfahrung, Systemkompetenz und einem klaren Fokus auf Praxisnutzen.

4 Gründe, warum sich die Investition lohnt

1. Mehr Effizienz, weniger Zeitverlust

Suchen, Drucken, Ablegen – mit einem DMS gehören diese Zeitfresser der Vergangenheit an. Dokumente werden digital verwaltet, automatisch abgelegt und per Volltextsuche innert Sekunden gefunden. Prozesse wie Rechnungsfreigaben oder Spesenabrechnungen laufen per Workflow und nicht mehr per E-Mail oder Papiermappe.

2. Nachhaltige Kostensenkung

Weniger Papier, weniger Archivraum, weniger Suchaufwand. Gleichzeitig mehr Ordnung, Transparenz und Automatisierung. Das spart nicht nur Geld, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit im Team – im Büro oder im Homeoffice.

3. Sicherheit und Compliance nach Schweizer Standard

Mit DocuWare werden Dokumente rechtssicher archiviert – GoBD-konform und GBüV-konform. Zugriffsrechte sind fein steuerbar, alle Änderungen werden lückenlos dokumentiert. Das schützt vor Datenverlust, Missbrauch – und bei Kontrollen oder Audits.

Mehr zur GBüV und zur gesetzeskonformen Archivierung erfährst Du in diesem Beitrag (Verlinkung auf separaten GBüV-Artikel).

4. Zukunftsfähigkeit und Skalierbarkeit

Das System wächst mit. Neue Benutzer? Mehr Speicher? Weitere Workflows? Kein Problem – DocuWare ist modular aufgebaut und lässt sich jederzeit erweitern. So bleibst Du agil und digital – unabhängig von Unternehmensgrösse oder Branche.

Wie berechnet sich der ROI?

Ganz einfach:

Der Gewinn ergibt sich aus:

• Zeitersparnis in der Dokumentensuche und Bearbeitung

• Weniger Fehler und schnellere Durchläufe

• Kostenersparnis beim Druck, Archiv und Administration

Die Kosten beinhalten:

• Lizenzen

• Implementierung & Schulung

• Wartung & Support

Unsere Erfahrung zeigt: Der ROI liegt oft bereits nach 12–18 Monaten positiv.

Fazit: Mehr als nur Software – eine Investition in Deine Arbeitsweise

Ein modernes DMS wie DocuWare ist nicht einfach Software – es ist die Basis für ein digitales, sicheres und effizientes Arbeiten. Bei Weliot begleiten wir Dich vom Erstgespräch bis zur erfolgreichen Einführung. Persönlich, transparent und mit dem Fokus auf Dein Team.

We Like Office Technology – und wir zeigen Dir, wie sie Deinen Alltag wirklich einfacher macht.

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