Die Digitalisierung von Dokumenten ist für moderne Unternehmen ein essenzieller Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit. Ein zentraler Aspekt dabei ist das ersetzende Scannen, das es ermöglicht, papierbasierte Dokumente sicher und rechtlich anerkannt durch digitale Formate zu ersetzen. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Voraussetzungen, Vorteile und Herausforderungen des ersetzenden Scannens und zeigt, wie Unternehmen einen rechtssicheren Digitalisierungsprozess implementieren können.
Was ist ersetzendes Scannen?
Beim ersetzenden Scannen werden Papierdokumente digital erfasst, gespeichert und so verarbeitet, dass sie die Originale rechtlich ersetzen können. Nach dem Scannen können die physischen Dokumente – sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind – vernichtet werden. Dies spart nicht nur Platz und Kosten, sondern erleichtert auch den Zugriff auf Informationen und unterstützt den Weg zum papierlosen Büro.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Die meisten geschäftlichen Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder technische Unterlagen können durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie Eröffnungsbilanzen oder Zollpapiere, die weiterhin in Papierform archiviert werden müssen. Zudem ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Aussagekraft und Beweiskraft der Dokumente durch den Scanprozess nicht beeinträchtigt werden.
Voraussetzungen für das ersetzende Scannen
Damit digitale Kopien die physischen Originale ersetzen können, müssen technische und prozessuale Anforderungen erfüllt werden:
Technische Anforderungen: Die eingesetzten Scanner sollten Bilder erzeugen, die den Originaldokumenten entsprechen, und eine sichere Archivierung gewährleisten. Formate wie PDF/A und TIFF bieten sich hier an, da sie unveränderbar sind.
Verfahrensdokumentation: Ein klarer Prozessablauf für das Scannen und Archivieren muss dokumentiert werden, um Rechtssicherheit und Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Wie funktioniert das ersetzende Scannen?
Der Prozess des ersetzenden Scannens lässt sich in vier Schritte gliedern:
Vorbereitung: Dokumente in gutem Zustand bereithalten, Anlagen beifügen und Scanner optimal einstellen.
Scannen: Qualifizierte Mitarbeitende führen den Scan durch, der Zugriff sollte passwortgeschützt sein.
Qualitätskontrolle: Gescannte Dateien auf Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen.
Archivierung: Sicherer Speicherort mit Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.
Vorteile für Unternehmen
Das ersetzende Scannen bietet zahlreiche Vorteile:
Platzersparnis: Weniger Papierstapel und geringerer Lagerbedarf.
Kostensenkung: Reduzierte Kosten für Lagerung und Verwaltung.
Schneller Zugriff: Dokumente sind ortsunabhängig und jederzeit verfügbar.
Erhöhte Sicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff und physischem Verlust.
Rechtssicherheit: Bei korrekter Umsetzung sind digitalisierte Dokumente rechtlich anerkannt.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Trotz der Vorteile gibt es Herausforderungen wie die Sicherstellung der Qualität, die rechtliche Anerkennung und die Einhaltung von IT-Sicherheitsstandards. Lösungsansätze umfassen:
Rechtskonforme Verfahrensdokumentation zur Gewährleistung der Rechtssicherheit.
Hochwertige Technik für fehlerfreie Scans und eine strukturierte Dokumentenverwaltung.
Regelmässige Schulungen für Mitarbeitende, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Fazit
Ersetzendes Scannen ist ein wesentlicher Schritt hin zu einem modernen, effizienten und sicheren Dokumentenmanagement. Mit einer klaren Prozessdefinition, der richtigen Technik und einer gut geführten Verfahrensdokumentation können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Grundlage für ein zukunftsfähiges digitales Archiv schaffen.
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Quelle: Docuware
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