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  • AutorenbildMathias Holdener

Medienbrüche überwinden: Strategien für nahtlose digitale Prozesse

Aktualisiert: 1. Mai

Es zeigt eine geteilte Szene: eine traditionelle Büroumgebung mit Papierchaos und frustrierten Mitarbeitern auf der einen Seite und ein modernes, digitalisiertes Büro mit effizienter Technologienutzung auf der anderen Seite. Der Übergang von traditionell zu modern ist visuell dargestellt und symbolisiert das Überwinden von Medienbrüchen für einen nahtlosen, sicheren und effizienten Arbeitsablauf.

In der modernen Arbeitswelt sind viele Abteilungen bereits digitalisiert und arbeiten virtuell. Auch die Automatisierung von zeitaufwändigen Routineaufgaben ist dank intelligenter Software kein Problem mehr. Trotzdem gibt es in vielen Unternehmen immer noch Medienbrüche, die Verzögerungen, Fehler und Sicherheitslücken verursachen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, was genau Medienbrüche sind, wie Sie sie beheben und Prozesse vollständig digital abbilden können.


Übersicht:


Was sind Medienbrüche?  

Medienbrüche bezeichnen die Unterbrechung oder den Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikations- oder Informationsmedien bzw. -formaten. Sie treten auf, wenn Informationen oder Daten von einem Medium oder einer Plattform auf eine andere übertragen werden, wie zum Beispiel beim Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Dateien oder beim Wechsel von Software-Anwendungen. Sie sind ein häufiges Problem in Unternehmen, insbesondere in Bereichen, in denen Daten zwischen verschiedenen Systemen oder Abteilungen ausgetauscht werden müssen.


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Welche Auswirkungen haben Medienbrüche auf Geschäftsprozesse 

Je mehr Medienbrüche ein Prozess enthalten, desto mehr Nachteile sind damit verbunden. Wenn Informationen in einer anderen Form weitergegeben werden, als sie empfangen werden, kann dies nicht nur zu Kommunikationsproblemen führen. Medienbrüche verursachen auch einen hohen Mehraufwand und Redundanzen, die Prozesse verlangsamen und komplexer gestalten. Darüber hinaus können Fehler bei der Übermittlung von Informationen negative Folgen für das gesamte Unternehmen haben. Die Auswirkungen im Überblick:


  • Verlust oder Verfälschung von Daten

  • Erschwerte Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitenden 

  • Lange Bearbeitungszeiten, da Informationen nicht nahtlos übertragen werden können 

  • Hohe Fehleranfälligkeit 

  • Mangelnde Transparenz 

  • Ineffiziente Arbeits- und Prozessabläufe 

  • Mögliche Sicherheitslücken und Compliance-Risiken 


In welchen Bereichen treten Medienbrüche typischerweise auf? 


Medienbrüche können in verschiedenen Bereichen auftreten, darunter im Finanz- und Personalwesen, im Einkauf und Vertrieb und insbesondere dann, wenn Daten zwischen Buchhaltungssystemen, CRM-Plattformen und anderen Software-Anwendungen übertragen werden.


Datenübertragung zwischen verschiedenen Software-Anwendungen:

  • Unternehmen verwenden in der Regel unterschiedliche Software-Anwendungen für Buchhaltung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Projektmanagement usw. Werden Daten zwischen diesen Anwendungen manuell übertragen, entstehen Medienbrüche.

 Kommunikation zwischen Abteilungen:

  • Wenn Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen ausgetauscht werden müssen und die Systeme nicht nahtlos integriert sind, ist die Gefahr von Medienbrüchen gross.

Analoge vs. digitale Prozesse:

  • Unternehmen, die noch auf papierbasierte Prozesse setzen, erleben Medienbrüche, wenn sie Informationen zwischen analogen und digitalen Medien übertragen wollen, zum Beispiel bei der manuellen Eingabe von Daten von gedruckten Dokumenten in digitale Systeme.

 Externer Datenaustausch:

  • Unternehmen müssen möglicherweise Daten mit externen Partnern, Lieferanten oder Kunden austauschen. Medienbrüche können dann auftreten, wenn die Systeme und Formate nicht kompatibel sind und die Daten manuell konvertiert oder angepasst werden müssen.

 Compliance und Datenschutz:

  • In einigen Branchen und Märkten gelten strenge Compliance- und Datenschutzvorschriften. Medienbrüche treten dann auf, wenn sensible Informationen nicht sicher zwischen verschiedenen Systemen oder Abteilungen übertragen werden können, was Compliance-Risiken verursachen kann.


Wie können digitale Prozesse dazu beitragen, Medienbrüche zu vermeiden? 

Angesichts der Konsequenzen, die Medienbrüche nach sich ziehen, wird schnell klar, dass Unternehmen sie so gut wie möglich vermeiden sollten. Dabei sind nicht nur interne Prozesse gemeint, sondern auch Prozesse, die über die Unternehmensgrenzen hinausgehen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen.


  • Lösen Sie Medienbrüche mit einem DMS Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein wichtiges Tool für die Digitalisierung und Automatisierung des Dokumenten- und Informationsflusses in Unternehmen. Es sorgt nicht nur für die reibungslose Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Inhalten und Dokumenten, sondern ermöglicht auch die nahtlose Integration mit verschiedenen Drittsystemen. Dokumente und zugehörige Metadaten können so problemlos über Schnittstellen übertragen werden, ohne dass mühsames Abtippen oder die Übertragung in andere Anwendungen erforderlich ist.

  • Erhöhen Sie den Digitalisierungsgrad   Der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens beschreibt, wie weit es in Bezug auf die Digitalisierung fortgeschritten ist. Indem Sie diesen erhöhen und Prozesse umfassend digitalisieren, sind Sie in der Lage, alle Informationen in einem Medium zu halten. Digitale Systeme und Tools wie ein DMS unterstützen Sie bei der Optimierung.

  • Automatisieren Sie Workflows Durch die Automatisierung von Workflows können digitale Prozesse dafür sorgen, dass Informationen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen übertragen werden, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Dadurch werden Medienbrüche reduziert und die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse gesteigert. 

  • Schaffen Sie mit Schulungen Bewusstsein  Führen Sie Schulungen durch, um Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren und sie mit den Tools und Prozessen vertraut zu machen, die zur Minimierung von Medienbrüchen beitragen.


Fazit

Medienbrüche stellen eine erhebliche Herausforderung für Unternehmen dar, können jedoch durch den Einsatz geeigneter Technologien und die Implementierung digitaler Prozesse vermieden werden. Auf diese Weise steigern Unternehmen ihre Effizienz, reduzieren Fehler und vermeiden den Verlust wichtiger Informationen.


Quelle: Docuware, Hermann Schäfer


 

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